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換機必學:徹底把 Office 與 iWork 相容性問題解決的方法

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我沒有在 Mac 上灌雙系統,因為我覺得既然都投身到一個新的平台,就該專注在如何用這台新工具融入自己的生活,而不是遷就舊環境,一腳踏在木筏上,另一隻腳又踩在航空母艦上,腿會開的很酸…。為什麼會想在 Mac 上裝 Windows,我跟朋友、同事、還有之前參加削蘋果講座的聽眾聊了一下,發現最常提到的原因,居然是對 Office 與 iWork 相容性的擔憂居多:

 

一. 商業環境使然:與外部的傳遞

「我們公司跟客戶都用 Word、Excel 互傳合約文件,所以我也只能乖乖用。」

因為台灣商業環境都還是用 PC(Windows 系統)居多,但不知道為什麼,文書傳遞都習慣整份 Word、Excel 檔 send 給人家,其實我覺得這不太好。例如報價單、或是一些合約文件,為什麼不轉成 PDF 檔呢?難道不怕對方在合約上亂改,不然就是把報價單金額亂調高拿去請款,挪做他用嗎?

我覺得這類的文件應該用 PDF 加密防止修改,不要直接用 Word、Excel 寄給人家,用 PDF 也可以減緩、預防一些格式跑掉的問題。(我發現人力銀行繳款發票、電信公司帳單、銀行對帳單都有這個好習慣)

Contracts

※ Mac 內建的預覽程式在轉存 PDF 的同時就能加密。

 

二. 團隊協作:與內部的傳遞

「我跟同事之間都是用 Word、Excel 在寫會議記錄、專案企劃、或是統整表格,再互相傳給對方,灌 Windows 是因為我要開啟別人寄給我的 Word 檔,如果我不裝,用 iWork 的 Pages 打開來,格式會亂掉或是不見怎麼辦?」

我認為這是「工作流程」的問題,而且是非常大的問題。我們要先瞭解團隊協作文件的「本質」是什麼,又是為什麼要「交換」文件給對方,只要先了解目的,就能針對既有的情況作改善,讓問題迎刃而解。

團隊協作文件是為了讓每個人都準確取得「同一份資訊」,不會造成資訊誤解及落差,所以會把常用表格、討論報告、會議文件「寄給你一份」,讓你保存起來。這衍生出幾個問題:

  1. 你不確定對方手上的版本是不是新的。
  2. 你不確定對方收到了沒。
  3. 當對方收到文件,並加入自己的想法回傳給你,你的電腦就會有兩個版本:一個是你當初寄給他的,另一個是他回傳給你的。

看出問題的所在了嗎?如果一個團隊有 6 個人剛剛開完會議,你將會議記錄統整好後寄給每個人,同一天下午你收到了 5 個人的回傳,各自加入一些新想法跟建議,你的 Email 裡就躺了 5 份 Word,加上你自己原本的就是 6 份文件!

Collaboration

你還要手動更新所有人的內容,再把一份最新的回傳給大家,所有人的 Email 頓時又收到一份更新彙總版,加上原版的也有 2 份,算下來整個團隊的電腦內總共躺了 10 份以上,共 3 種版本的文件(原版+自己加註版+彙總版)!而且每一次的修改、回傳,又會讓文件更多,你要一直刪掉舊的版本。

你可能會說「我確定我的團隊成員都會自動自發的把舊版刪掉!」,去看看他們的郵件提示…應該有人是這樣吧(圖源:noproblemmac):

Mail

回到 Word 的問題,團隊協作會擔心 Mac 格式影響而開不了對方的文件,這本身就是錯誤的工作流程,因為真正高效率的工作模式是不應該讓文件格式阻礙到你的,這樣整個團隊只會缺乏效率,而且郵件、文件會累積的越來越多!

要讓團隊彼此密切合作、又能夠一次把文件格式的問題解決,並確保每份文件即時同步更新到每位團隊成員手中的方法是什麼?就是用「雲端」。

這邊指的「雲端」不光只有儲存功能,更要加上「協作」功能!也就是利用雲端平台讓每個人手中都掌握同一份文件,這份文件是彼此連結的,當其中一位團隊成員更新裡面的內容,其他人馬上會得知他的新想法,這樣才能真正解決問題,而不是再寄一份 Word 檔惡性循環。

 

要怎麼做?根本不用花錢,用 Google 雲端硬碟免費就能架出協作環境

Googledrive

Googledrive2

直接在「Google 雲端硬碟」建立一份文件、表格、簡報、甚至是資料夾,按下右鍵「共用」→「共用⋯」,就能將文件連結寄給他人,擁有連結的人能加入協作,也就是說這份文件變成團隊間共同交談的平台,即使你用的是 Mac,對方用的是 PC,你們也能共同作業,因為 Google 雲端硬碟是能在網頁瀏覽器運作的,它不受限於作業系統生態!

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因此回到 Mac 上,你還需要擔心文件協作、格式問題嗎?我認為不用,你只要跟對方溝通:「請問我們用雲端協作好嗎?這樣我能隨時知道你的想法,又能即時對修改內容回應,並確保我們都處在接收最新資訊的狀態。」很少人會說不吧?(如果對方真的拒絕了…請翻個白眼吧)

這類的服務很多,Google 只是其中一種解決方式,像是 EvernoteOffice 365iWork for iCloud 都是以同樣的概念幫團隊掌握彼此進度及資訊,新時代你不該侷限在舊有的工作流程中,試試看在團隊間架設雲端平台,大幅提昇你們的工作效率並交換想法吧!

※ Apple 近年來也有針對 Office 與 iWork 的相容性做了一些努力,大家可以去看看:文件與相容

 

但我還是需要用 Windows 來娛樂、遊戲、甚至是特殊用途怎麼辦?

是的,絕對無法否認 Mac 遊戲少到爆,我根本沒辦法在上面打 LOL(英雄聯盟),因為它只提供 Windows 版,許多遊戲廠商現階段比較不願意為小眾的 Mac 用戶再寫一套 for Mac OS X 的版本。但請仔細想兩個問題:

  1. 你一天能玩多久遊戲?
  2. 你會玩這款遊戲多久?

以前我魔獸世界打了 5 年,幾乎整個學生時期都在打,但自從我開始工作後,根本沒時間打魔獸世界,一天能玩遊戲的時間了不起 2-3 小時,連出團推隻王都有點困難。但如果你是玩 LOL 這種短時間廝殺一場的遊戲,一天打個 3-5 場其實就 OK,如果你真的非常愛打 LOL,那就裝 Windows 吧,也許你現在是學生,我建議你好好把握時間,交交男女朋友,享受一下青春吧。

用 Windows 還有個理由就是看大陸影視平台,這類的免費影視資源有些在 Mac 上無法運作,如果你真的很愛看日劇、偶像劇、電影,那裝 Windows 當然 OK,但也是有在 Mac 上能看的服務,或是用 iOS 影劇 App 來看其實也是不錯的替代方案~

最後是銀行轉帳,有些人會需要外接銀行刷卡機,用電腦直接轉帳,所以要在 Mac 上裝 Windows,不然銀行系統無法運作啊,嗯…裝吧。

我其實想不太到還有什麼地方需要裝 Windows 了(有的話歡迎在下面留言分享),專業一點像開發者可能也需要在 Windows 環境下測試軟體,但我這種一般用戶,從 5 年前就完全捨棄 Windows 作業環境,有次很糗,我用朋友的 Windows 8,結果發現找不到關機按鈕在哪!左下角那個經典的「開始」到哪去了呢?(有人說這不是我的問題,是 Windows 8 真的很難用,我其實不太了解啦…)

 

那要裝 Windows 在 Mac 上,有什麼方式?

有兩種方式,一個是用 Mac 內建的 Boot Camp 功能,它能在 Mac 上切出一個空間安裝 Windows,但有個壞處就是兩者之間切換時要重開機,兩邊的資料也不能即時傳遞。

另一種方法就聰明多了,就是這幾天剛推出第 10 版的 Parallels Desktop。Parallels 不像 Boot Camp,它是以「應用程式」的形式執行第二套系統,在同一個視窗下同時運行,資料能直接用「拖拉放」在兩套系統間互傳互丟,甚至連系統功能都能共用,例如你能在 Windows 上滑 Mac 的觸控板手勢,也能在 Mac 上戳 Windows 8 的磚牆。(不要真的用手戳,請用滑鼠謝謝)

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Parallels Desktop 10 支援即將在秋天到來的 OS X Yosemite,甚至連最新的 Mac 打電話功能都可以在 Windows 上執行,可以說是整合的非常完善。有很多剛接觸 Mac 的新朋友,會擔心一開始用 OS X 作業系統會不習慣,或是你真的非要用 Windows 不可的,建議買套 Parallels,會比用 Boot Camp 好玩多了。

 

哪邊買最划算?

既然這幾天才發佈的 Parallels Desktop 10,要直接買當然有點貴啦,直購價 US$ 79.99(約 NT$ 2400)

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其實有個小訣竅,就是去買上ㄧ版的 Parallels Desktop 9,用「免費升級」的方式取得第 10 版的序號。台北優質蘋果經銷商 Youth 有推出 Parallels 9 的銷售活動(NT$1500),即日起至 10/15 前購買的都能獲得第 10 版升級:

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特色圖片來源:desktopexchange


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