電腦使我們工作變得更輕鬆，能實踐無紙化檔案保存，簡報、表格、文件、照片全都能存在電腦中，加上資料搜尋十分方便，上網 Google 一下什麼資料都能立即找到，電腦無疑是這個時代最佳的工作利器。
但是當「資料儲存」這件事變得非常方便後，我們就開始懶散，將文件、企劃案隨手亂扔，毫無檔案管理的觀念。
懶惰、平時無整理習慣，以致於在緊要關頭我們會找不到所需的文件與資料，因為都深埋在電腦某處。最後只好上網重新搜尋 → 儲存 → 重複堆積，惡性循環下來電腦累積過多的檔案，電腦儲存空間銳減導致速度變得越來越慢，工作效率也進而受到影響。
你可能會開始找尋問題產生的原因，並試著將「檔案儲存」做好。
通常的作法，是開一個檔案夾，把所有同種類的東西扔進去。但這無疑是種檔案棄置，因為開檔案夾太方便了，你只是把檔案從散亂的桌面收到夾中，眼不見為淨，最後越開越多檔案夾，而且是夾中夾中夾。
當你要找檔案的時候更難取用，就像在走迷宮一樣，開錯檔案夾還要回到「上一頁」，你的工作效率依舊沒有改變。
我們不禁要問：該怎麼做才能讓檔案完美收納，不需用格式區分一堆檔案夾就能輕易做好檔案管理，還能在最重要的時刻能輕易取用？
答案很簡單，只要三步驟就能搞定：
1. 就跟蓋房子一樣，從一開始選用的磚材就必須精良又耐用，屋子建成後才不會有嚴重瑕疵，因此檔案管理也是一樣，重要的不是「收納」，而是為「檔案命名」。當你制定統一的命名規範，並依直覺賦予每個檔案專屬的名稱，你就能輕易用「關鍵字」搜出檔案。
沒錯，這概念就跟 Google 有這麼龐大的資料庫，卻能輕易的幫助你搜尋到想要的東西一樣，靠的就是「關鍵字」，在 Mac 中我們就能用內建的 Spotlight 實踐內部搜尋，就像你獨有的搜尋引擎一樣。
2. 接著就是養成「立即處理」的好習慣，絕對不要拖延、堆積，不需要的檔案就立刻棄置，結案的企劃書或簡報只要保留最終版本，而且是馬上執行，不要累積好幾天才整理。
3. 最終，用 Mac 本身的 Finder 功能：
- 在上方工具列表〔顯示方式〕→【直欄顯示】可以用階層方式一次檢視檔案夾內容，藉此打破上一頁/下一頁的規則。
- 更改預設〔排列〕方式，將【名稱】換為【種類】，不用開一堆檔案夾就能輕鬆區隔不同格式，秒速完成檔案自動化分類。
總結
檔案整理術就是幫你在對的時間搜尋到對的東西，當你養成良好的整理習慣配合 Mac 便捷工作應用，你的處事效率將大幅提昇，同時整理的習慣也會讓你的觀念跟著改變，從「虛擬系統」的整理，進而延伸到「生活空間」的整理，最後進化到「個人思緒」的整理。
經由整理，原本被眾多雜物所蒙蔽的視野也將因此開闊，找尋檔案的時間省下來，讓你有更多時間思索人生目標，因此我認為每個人都該好好學習整理術，因為這是不分作業系統、不分工作環境都能實踐的工作法。
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