我有一段時間沒有整理公司的檔案，有次在找某樣重要資料時發現慘了，我不知道要在 Spolight 輸入什麼關鍵字才能找到它，只好一個一個檔案夾慢慢點開翻找，有些一開就是 5、6 層，結果最裡面居然是空的…（就像健達出奇蛋沒有附玩具一樣失落）
最後當然是沒找到我要的資料，非常鬱卒啊！但也讓我深思了一下，為什麼沒有好好在平日做好檔案管理。自此開始我決定好好將這個習慣養成，以下是我個人的方法，當然你如果有更好的管理方法，也歡迎跟我們分享：
※ 這邊先不提到雲端管理，我想之後再聊這個主題～
刪除不必要的檔案
就像買來的相機，明明外盒就沒有必要留著，有些又很醜很沒設計感，但就是會習慣性把產品說明書、保固證書連同外盒留下來，找個櫃子隨手一塞，3～5 年都不會動它…。等某天搬家時才發現諸如此類的外盒垃圾佔了房間 30 % 的空間！
這就是「暫留」的壞習慣，我們在使用電腦時，也常常會一個檔案複製好幾遍，不斷修修改改，最後忘記把沒用到檔案刪掉，浪費儲存空間又徒增搜尋的困擾。為了解決這種「暫留」的壞毛病，可以從這樣的小習慣開始做起：
▲以此為例，我在製圖過程找了許多的素材，最後我只用了「20944.png」跟「imac.png」這兩張，其他沒用到的就留在那浪費空間，這時就該毫不猶豫的把那些「暫留檔」都刪光光，只留下最終使用的素材檔。
※ 若在篩選過程中有想要保存的素材，就另外在某處開個「收藏夾」，把這些未使用、想保留下來的素材都放進去，跟此計畫案分開。
▲最後把留下的素材檔放在同一個檔案夾內，命名為「素材」跟 Ai 檔分開，就大功告成了！
非常簡單，就是一個統整的小習慣，在每次計畫案開始製作時，一定要提醒自己關閉視窗前把檔案整理、分類好，接著我們就進到下一步驟吧！
檔案命名
眾多的檔案沒有歸屬，又沒有使用前面所教的篩選分存管理，當你有天想找某個計畫案的某個圖檔時，連 Spotligt 都沒辦法幫你！
因此我們要做的就是讓一項計畫案的素材、檔案都有一定的「命名歸屬」，當前置名都一樣就非常容易用 Spotlight 關鍵字搜尋、瀏覽，各位可以自行設計一串命名規範，像我的是這樣：
延續前例，通常「素材」檔案夾內會有眾多的圖檔，它們的名稱應該都十分繁亂：
因為這些素材都是為了「AppleUser 徵才」的案子而設計的，所以我將檔名取為「AppleUserResume」，把所有檔案都編上此名稱後，再依序加入順序編號，中間以下底線隔開。
▲檔案只會增加不會減少，所以編碼至少要三碼，這樣計畫案多達 100 張圖片時就不用擔心編碼順序錯亂的問題～最多可以編到 999！
但要是真的有幾百張圖片，一張一張慢慢命名不是會瘋掉？放心，批次修改檔名的應用程式很多，這邊推薦一個我常用的：
《Rename》：點此下載
▲只要把檔案拖曳到下方的框框中，輸入新的檔名（New Name），勾起連續編號（Serialize）並選擇「After」，完成後按下方的「Remane Files」，就會看到所有圖片修改檔名完成！
※ 預設的編碼是兩碼（00），可以在後面的「more…」選成三碼編制（000）
▲統一的檔案名稱後，將來你想起某個計畫案好像有個圖檔你很喜歡，就能用 Spolight 關鍵字輕易搜尋瀏覽！
分層存放
一個檔案夾內不要包含太多檔案夾，假如點開還需要捲動視窗，就真的太多了！可以依年份→月份→細項資料，這樣的格式來切分，讓資料的分層變廣就不會通通擠在同一層：
▲以「削蘋果講座」的分層為例，我們將「2013 年」設為第一層母檔案夾，下一層包含了 12 個月份及該場主題簡稱，再點進去就細分為報名資料、設計檔案…。
最後…
檔案管理真的很重要，如果你的資料量真的太龐大了，建議可雙軌進行，從現在開始的新檔案都要好好整理，而以前的舊檔案每天可花 1 小時慢慢篩選、刪除，漸漸整理完善。
要整理就要下定決心，耐著性子把它搞定，以後才能高枕無憂，永遠不嫌晚，只怕你不開始。當你整理好電腦後，也可以開始整理你的房間、桌面、甚至辦公室，給自己一個清爽的工作環境和生活空間！（拜託把那些無用的外盒都扔了吧…）